Fogalmazzunk mindig úgy, hogy, ahogy az illető szemébe is mondanánk. Csak azért, mert az illető nincs ott, ne ragadtassuk el magunkat. Nem is beszélve arról, hogy a szó elszáll, de az e-mail marad… Még akkor se személyeskedjünk, sértegessük a másikat, ha az már megtette.
A rossz hírt szemtől szembe közöljük, ne virtuálisan. Ez főképp a főnökökre áll, tiszteletet fejez ki, ha az elbocsátást, fizetéscsökkentést, vagy elmarasztalást négyszemközt kulturáltan közli.
Általánosan elfogadott szabály, hogy amilyen az e-mai stílusa, olyan legyen a válasz is. Tehát a „Tisztelt Hölgyem és Uram!” megszólításra semmiképp ne válaszoljuk „Hello!”-val. Kivétel persze, ha a másik már lejáratta magát: mi ne tegyük, tartsuk magunkat az udvarias formákhoz..
Szépen lépésről, lépésre közöljünk a mondandókat. Egy e-mailben egy témát érintsünk, ne minden követelést, mert a másik úgy érzi, hogy soha nem ér a végére és könnyebben elvész az információ.
Kérés, beleegyezés nélkül ne küldjünk levelezésünkről másolatot egy harmadiknak, még titkosítva sem. Ez utóbbi különösen gyáva megoldás. Mielőtt dörgedelmes, bosszús e-mailt küldene, aludjon rá, nehogy másnap megbánja. Dühösen úgysem lehet frappánsan válaszolni.
Ne feledje, hogy a levél olvasója nem látja, az Ön mimikáját, nem hallja az intonációját. Lehet, hogy Ön viccesnek képzel el valamit, de ezek nélkül a kísérő információk nélkül csak tömény sértésnek tűnik.
Ha egy helyzet tovább bonyolódik, ragadjon telefont, kérjen időpontot és beszélje meg négyszemközt a problémát.
