Hogyan spórolhat időt?

Hogyan spórolhat időt?

Hogyan spórolhat időt?Néhány tipp, hogy jobban ossza be az idejét

Ne hagyja magát megzavarni! Ismeri, ugye? Elmélyülten dogozik egy fontos feladaton, de valaki mindig megzavarja hárompercenként, és utána nagyon nehezen tud újra visszazökkenni.

1. Legyen konzekvens, maradjon az épp aktuális feladatánál, ne hagyja magát megzavarni.

Kedvesen, de határozottan adja tudtára az illetőnek, hogy a pillanat nem a megfelelő és állapodjanak meg egy másik időpontban, amikor tud a problémával foglalkozni.

Ha saját irodája van, akkor bizonyos időtartamra kiteheti a „ne zavarj” táblát, és bekapcsolhatja az üzenetrögzítőt, sokszor csak a kevésbé fontos telefonok miatt nem tud az ember haladni.

2. Szabjon határt az idejének.

Mindegy, hogy mit intéz, tárgyal, telefonon beszél, határozzon meg egy időlimitet, amelyet lehetőség szerint betart. Nem kell feltétlen mindenkivel 20-30 perceken keresztül telefonálnia, ha hosszúra nyúlna, kérje meg az illetőt, hogy foglalja össze egy e-mailben a kéréseit és küldje át azokat (Rögtön kevesebb lesz belőlük). Ha betartjuk az időhatárokat, akkor mi is koncentráltabban tudunk dolgozni. Minden feladata előtt mérje fel és tudatosítsa magában, hogy mennyi idő is kell rá.

Elgondolkoztató az a paradoxon is, hogy az embernek mindig annyi időre van szüksége egy-egy feladat megoldására, amennyi rendelkezésre áll (Emlékezzen csak vissza az egyetemi vizsgaidőszakra!). Ezt felhasználva a tervezésnél jobban be tudja osztani az idejét.

3. Csendes pihenő helyett csendes munka

Tervezzen a napjába „csendes órákat”, amikor zavartalanul dolgozhat, ebben az időszakban sokkal többet tud majd haladni a munkájával. Ezekre az órákra a legmegfelelőbb időpont a reggeli és az esti időszak. Ha használ határidőnaplót, akkor nyugodtan jelölje meg ezt az időszakot és kezelje úgy, mintha egy tényleges megbeszélés lenne. Ahhoz, hogy ezeket az órákat be tudja tartani, kérjen segítséget egy kollégájától, titkárnőjétől. Ők felvehetik a telefont, átadhatják később a visszahívandók listáját.

4. Vegye fel a ritmust.

Minden embernek más a munkaritmusa és máskor van a csúcsponton. Van, aki délelőtt szárnyal és mindent kézben tart, van, aki délután vagy este táltosodik meg. Ha nincs tisztában vele, hogy mikor tud a legjobban teljesíteni, akkor nyugodtan írja fel egy héten keresztül, hogy mikor tudott a legjobban koncentrálni. Erre az időszakra csoportosítsa lehetőség szerint a fontos munkákat, a rutinfeladatokat pedig akkor intézze, ha már kevésbé tud odafigyelni.

5. A nagyobb feladatokat kisebb részfeladatokra ossza fel

A nagy feladatok már önmagukban is olyan lehangolóak tudnak lenni, hogy nincs is kedve az embernek hozzákezdeni. Egyetlen megoldás az, ha részfeladatokra bontja, felírja, és egyenként birkózik meg velük, amíg az egészet elvégezte.

6.Ne tologassa maga előtt feladatokat.

Sokan tologatják maguk előtt a feladatokat, az utolsó pillanatban fognak csak hozzá, ennek a következménye a stressz és a kapkodás. Gondolja át, hogy hogyan tudná elkezdeni és egészen kis részfeladatokat csináljon meg. Ha már elkezdte, akkor könnyebb folytatni.

Ember pl. az adóbevallását szereti ide-oda tologatni, mert nincs kedve hozzá, tehát először fogjon neki a számlák szortírozásának, rendezésének. Ha nem vonzó megírni egy beszámolót, akkor először írjon hozzá vázlatot, a kulcsszavakat gyűjtse össze. Mindez már olyan, mintha máris tett volna valamit a munka érdekében.

Jutalmazza meg magát minden elvégzett feladatért. Sokszor negatív dolog a mozgatórugó: nem akarunk összeveszni a főnökünkkel, féltjük az állásunkat stb. és ez nem elég motiváció. Válasszon minden kellemetlen feladathoz egy szimpatikus jutalmat, így már a gondolat is örömteli lesz. Csak akkor kapja meg a jutalmat, ha tényleg elvégezte a feladatot, de akkor viszont ne beszélje le magát róla!

 

0 Shares:
Ez is tetszhet