A meetingek tökéletesen jók arra, hogy az ott hallottak alapján kreatív, új ötleteink legyenek a munkánkkal kapcsolatban, azonban az életkedve is elmehet a dolgozóknak tőle. Az alkalmazottak könnyen elvesznek a hosszan tartó különféle prezentációkban, a számtalan unalmasnak ható beszámolókban. Gyakran ezek az értekezletek semmilyen hatással nincsenek az adott egyén munkájára, ezért ha lehet, ne tegyük ezt saját munkavállalóinkkal. Íme néhány gondolat, ami által munkavállalóink produktívabbak lehetnek.
Az idő pénz – bánjunk is így vele!
Minden perc számít – a különböző meetingek rengeteg pénzbe kerülhetnek a cégeknek. A meetingek befektetések, amiktől anyagi kompenzációt várunk. Mielőtt meetinget tartunk, bizonyosodjunk meg róla, hogy megéri megtartani – a cél természetesen, hogy a haszon nagyobb legyen mint a ráfordított idő és pénz mértéke. ár vannak olyan munkavállalók, akik tekintet nélkül a többiekre sokáig el tudnak rágódni egy adott problémájukon, hiszen az az övék és nekik az a legfontosabb, mégis az értekezletek ne tartsanak tovább 45 percnél, hiszen az emberi koncentráció ezen időintervallumon belül a legjobb. Amennyiben nagyobb lélegzetvételű meetingről van szó, osszuk fel 45 perces periódusokra.
Legyen könnyen értelmezhető, egyszerű a napirend!
A meetingek időbe telnek. A munkavállalók nagy része a meeting alatt nem a témához kapcsolódó munkát végez annak érdekében, hogy be tudja fejezni a rábízott feladatokat. Ezzel egy időben mások idejét is pazarolja, hiszen nem vesz részt aktívan a megbeszélésen. Fontoljuk meg, hogy milyen időközönként tartunk értekezleteket. Könnyen lehet, hogy a napi meetingek helyett elegendő lenne akár hetente egy értekezlet. A meetingek kizökkentik a munkavállalókat a munkafolyamataikból. A legtöbb alkalmazott számára a meeting előtti és utáni fél óra nem túl tartalmas, hiszen nincs elég idejük jobban beleásni magukat egy-egy folyamatba.
Határozzuk meg, hogy ki vehet részt a meetingen!
Csak azokat hívjuk meg a meetingre, akik építő jellegűen tudnak hozzászólni az adott témához. Ezt a példát követve az alkalmazottak megbecsültnek érzik magukat és pozitív hatással lesznek a társalgásra. Az alkalmazottaknak meg kell érteniük, hogy az idejük sokkal fontosabb lehet, mint a jelenlétük az összes értekezleten. Röviden tehát, a kisebb létszámmal tartott kevesebb értekezlet hatására jobb irodán belüli kommunikáció érhető el.
Szükséges e a meeting?
Az a legfontosabb kérdés, hogy egy adott meetingre tényleg szükségünk van-e. Digitális világban élünk, ahol a Skype, az e-mailek és további száz meg száz alkalmazás van segítségünkre a hatékony kommunikáció érdekében. Ezen eszközök természetesen nem teszik irrelevánssá az összes értekezletet, főként ha problémamegoldásról, brainstorming-ról avagy bármilyen kreativitást igénylő tevékenységről van szó.
Az értekezletek valódi oka csaknem feledésbe merülni látszik. Mindössze azért lettek kitalálva a meetingek, hogy összehozzák az embereket bizonyos problémák együttes erővel történő megoldására, mára azonban gyakran csupán a közhangulatot tépázza. Vegyünk vissza a meetingek számából és sokkal elégedettebbek, boldogabbak lesznek a dolgozóink.
